最強的一頁報告

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不想被人看輕，一定要學好報告能力 

長達幾十頁的報告書，對於寫報告和看報告的人而言，都非常耗費心神，因此，有越來越多的公司都對員工提出這樣的要求：「請把報告書的長度縮減成一頁！」 
看報告的人可能會想：「這麼多頁，要什麼時候才看得完？」而寫報告的人則心想：「這麼多頁，要什麼時候才寫得完？」 
彼此都為了報告書而感到忿忿不平，於是雙方一起齊心大喊： 

「我們濃縮成一頁吧！」 
「好啊！」 

接著，兩人便坐在書桌前苦惱。 

「要怎麼寫？」 
「該從哪裡下筆才好？」 

這是個令人困擾的問題，我想和大家分享該如何掌握「一頁報告書」中的核心內容、制定架構、撰寫等方法，所以寫下了這本書。 
對以下3種人來說，本書非常實用： 

1. 首次撰寫一頁報告書。 
剛開始什麼都不懂是理所當然的，但是，也不會有人因為你不懂，就主動替你整理出重點並一步步指導你。 
對於那些已經會寫一頁報告書的人來說，這件事就像是每個人都應該知道的原則一樣；但對於不會寫的人來說，這是一件必須花上許多時間了解、不懂的話會讓人生非常疲憊的難事。若你在這種時候，有過「要是有人能幫我整理一下就好了……」的想法，那對你來說，這本書是一本非常實用的報告寫作入門書。 

2. 忙著研究自己的專業領域，顧不上溝通傳達技巧。 
我在課堂上常常見到這種人：比我聰明、讀了更多書，在各自的領域上也有非常出色的專業度，卻因為過度投入於該領域的研究，而沒有機會好好磨練傳達訊息時一定會用到的寫作和架構能力。 
對這些人來說，這是一本能幫助他們將深藏於腦中的專業知識，好好傳達出去的摘要入門書。

3. 能跳出來說「就照這樣統一吧！」（決策者、領導人）。 
我是A風格、你是B風格、他是C風格……即使報告書的格式、分量、架構風格都有所差異，但怎麼會如此不同？尤其近年來換工作的人變多了，每間公司的報告形式又不同，所以文件格式上的混亂也變得更加嚴重。 

如果能有人跳出來歸納格式，表示：「別再這樣下去了，大家就照這個方式統一，把浪費在思考格式的時間，拿去煩惱內容吧！」那做起事來也會方便許多。雖然適應歸納過的格式得花上一段時間，但比起因為沒有統一，反而造成一堆誤會，花上的時間肯定少上許多。 
舉例來說，日本豐田汽車公司（Toyata）擁有超過30萬名員工，而他們都以同樣的一頁報告格式撰寫報告書（會依種類不同，稍作變化後再使用）。甚至還有傳聞說，只要在開會時帶上一頁報告書，就能在3秒內做出決策。 
當然，3秒可能有點誇張，但這也代表，只寫上核心重點的一頁報告書，有助於在短時間內做出決策。據說，豐田的新進員工都得學會如何撰寫一頁報告書，而且每次升遷，就要再重新學習一次。就這點看來，說豐田員工和一頁報告書已經合為一體，也不為過。 
如果有決策者，想要提升整個團隊或公司的效率，這本書將是非常實用的報告入門書，閱讀完之後，你就能高喊：「我們就這樣（根據各種情況）統一吧！」讓部屬不再花費時間，在不必要的事情上。 

報告有那麼重要嗎？ 

工作上最令人感到委屈的事情之一，就是明明你和另一位同事的想法很相似，他卻因為比你更會報告，而得到更高的評價。 
所以，偶爾會想說出這種話，貶低對方的能力：「他啊……就只是比較會包裝而已。」 
然而，報告其實非常重要，並不是以「會包裝」3個字就可以武斷否定的能力，請看下列3項原因： 

1. 語言。 
報告等同一間公司的語言。語言有多重要？簡單來說，如果我不會說法語，自然就無法在法國與法國人共事。也就是說，語言不通的人，不管再怎麼優秀，也難以在工作上獲得好評，甚至可能無法順利執行業務。 
無論是再怎麼聰明的人，如果無法使用公司語言將自己的想法資料化，或是不具備有效的傳達能力，那麼，他的工作能力自然也會被看輕。如果不想因為被看扁而感到委屈，你一定要學好報告能力。 

2. 基礎。 
報告能力是執行其他業務的基礎，也就是說，會報告的人，還能拓展其他方面的能力，所以非常重要。所謂報告能力，指的是將想法和資訊與他人共享的能力，因此不僅會影響整體工作上的文件製作，還會延伸到開會、口頭報告、在會議中發言、共用電子信件、交談，甚至是指導部屬的能力。 
此外，如果你的報告無法順利傳達訊息，造成的損害通常肯定很嚴重，尤其，隨著職位上升，你的語言也會變得更有重量，所以在傳達、共享與接收資訊等方面肯定要加強訓練。 

3. 評價。 
報告能力也會影響他人對你的評價。一般來說，在公司會遇到這兩種困擾： 

情感上的困擾：「啊，那個人讓我做不下去了。」 
工作上的困擾：「啊，這件事讓我做不下去了。」 

如果人類是機器，就能明確區分這兩種困擾，但在現實中並非如此，工作上的困擾經常演變成情感上的困擾。也就是說，擅長報告的人，會得到「金主任辦事好俐落，真讓人開心」、「金主任的中間報告做得很好，也很尊重人，他真有禮貌」、「金主任和我好像很談得來」等好評。 
然而，若報告不夠明確，就算你只是說話方式不太一樣，也很容易被當成不怎麼樣、話不投機、讓人鬱悶的人。這不是很冤枉嗎？如果報告能力也會決定別人對你的印象，那麼接受這種訓練，對我們而言肯定物超所值。 
或許正因為如此，暢銷書作家戴爾．卡內基（Dale Carnegie）才會說：「一個人事業的成功，只有15％取決於專業技能，另外的85％依靠人際關係和處世技巧。」 
明明我就只是比較不會表達，卻因此被討厭，還真叫人冤枉。不過，話雖如此，各位不用責怪自己。韓國有句俗話說，這世上最困難的兩件事情，一個是將別人的錢放進我的口袋裡；另一個則是將我的想法放進別人的腦袋裡。 
報告這件事，就是將自己腦中的想法放進別人的腦袋裡，所以當然很困難。雖然我們常會有「我再也撐不下去了」的想法，但身為一名上班族，總不可能貿然的說辭職就辭職。那麼，我們就得好好利用時間，想一想該如何將自己腦中的想法轉移到對方的腦海中，並加以練習。這將會成為你減少加班、增強心理健康的方法之一。 
雖然報告真的非常重要，但就如我先前提到的那樣，沒有人會教我們該怎麼寫報告─—準確來說，應該是教不了才對。人有百百種，有些人喜歡某種寫法，有些人則討厭那種寫法。 
所以，其實這沒有正確答案。我們很難武斷的說：「只要照這樣做就可以了！」 
不過，就算沒有正確解答，還是有所謂的「基本功」。我一開始也不知道有這些基本功，只知道盲目的亂寫報告，所以一度感到非常鬱悶。 
我還記得當初那股既鬱悶又煩躁的心情，所以我想將這些報告基本功及實用方法，分享給擁有同樣煩惱的讀者──特別是那些覺得寫報告很難、並為此悶悶不樂的人，希望這本書能帶來一些幫助。 
我的個性比較好強一點，開口向別人討教，對我來說十分困難，也許正因如此，我非常喜歡撰寫關於職場能力的入門書。 
藉由這本書，我想幫助那些像我一樣、難以開口向忙碌前輩討教，或是根本找不到人詢問的讀者。希望這本報告入門書，能為那些正要開始寫報告，卻無人指導、感到茫然的人，帶來一些力量。

作者介紹│

朴信榮 
大學時期被稱為「靠企劃競賽的獎金準備好嫁妝的競賽女王」，幾乎包辦了所有獎項。在進入第一企劃後，被分到AP策略團隊，獲取實戰經驗，累積了實務企劃的內功。 
她的書被三星、LG、CJ集團、浦項鋼鐵、樂天、世界展望會選為企劃教科書，也被當成大學教材使用；同時，也受到沒有學過做企劃、卻必須完成工作的上班族與大學生熱烈支持，在口耳相傳之下，成為銷售10萬本以上的暢銷作家。 
曾任首爾藝術大學外聘教授、顧問公司Paul&Mark理事、經濟社會發展勞資政委員會之青年雇用協議會委員、總統直屬青年委員會委員、文化體育觀光部韓國文化內容實驗室之顧問委員、首爾市都市計畫科之都市計畫顧問、第一企劃AP策略團隊成員。目前隸屬於「企劃學校」──幫助因企劃而感到茫然的上班族，傳授企劃、提案、報告、口頭發表的精髓。 
課程諮詢：ask@planningschool.co.kr 

賴毓棻 
喜歡閱讀、喜歡外語、喜歡思考、喜歡做料理，自幼夢想成為外語老師及譯者。文化大學韓文系畢業後，前往韓國首爾大學韓語教育研究所就讀。目前身兼韓語老師及自由譯者二職，希望能夠藉由一己之力，讓更多人接觸到韓國優秀的作品。 
譯有《依舊對自己陌生的30歲》、《雖說存錢很重要，但我還是要吃馬卡龍》（以上皆為任性出版）。 
聯絡信箱：felizminna@hotmail.com 

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