經理人特刊：立即可用的高效Office工作術

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不是工具太難用，是你懶得探索進階功能

當你打開電腦要打報告、處理報表、做提案等等工作，大概很難不用到Word、Excel、PowerPoint。但你真的很懂這些天天使用的工具？ 我從事文字工作有7年的時間，如果加上大學時期的文書報告提案，使用這3個程式至少10年以上。按理來說，應該像個老司機一樣熟門熟路，有什麼功能都知道。不過，有時還是會碰上令我困擾的狀況。 例如在Word裡面，我以前習慣按空白鍵來調整段落之間的格式和版型，只要格式要動，就得手動改完幾十頁的報告。到最後，調整格式的時間比寫文章時間還要多。

這就是台灣微軟（Microsoft）Office大使林佳漢觀察到的，因為這些工具太容易進入，我們掌握了基本的功能就認為可以滿足需求，導致做什麼事都土法煉鋼，懶得探索進階功能，反而花了更多時間在調整格式和版型。 這期特刊想要告訴你：不要再花大把時間在這些枝微末節的事情上了！想要達到目的其實有很多捷徑可走。像是製作投影片封面，有個「設計構想」的功能，讓你把圖片、文字丟進PowerPoint，只要一鍵就有許多不同版型的封面供你選擇。不必再自己貼貼剪剪、左挪右移，而且往後還會持續更新更多版型。

《模式化工作術》中指出，上班族花了75%的時間處理例行業務和瑣事，剩下的25%才是生產真正有價值的工作。當你耗時間在使用工具的問題上，就是浪費做正事的精力。讓這些程式成為增加生產力的幫手，而不是拖垮進度的負累。

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