【目錄】

● 五分鐘摘要

● 效率高手「6不」訣

- 腳步不混亂
- 工作不複雜
- 任務不模糊
- 時間不拖延
- 文件不堆積
- 浪費時間的事情不要碰

● 在地觀點—— 習慣和態度決定效率/ 汪迎仙

● 大師知識看板—— 高第美學穿越千年的3G建築/ 經濟日報

【主題看板】

有條有理（Getting Organized）

管理學家明茲伯格（ Henry Mintzberg）在《明茲伯格談管理》（Mintzberg on Management）一書中闡述，經理人應該是思考有條理的規畫者。然而許多研究顯示，大多數經理人工作緊湊、內容瑣碎、時間斷續，並不常思考。管理大師杜拉克認為，人類的才能要能呈現實效，必須透過有條理的工作，而有條理的經理人，要懂得管理時間、成果導向、善用一己之長、清楚輕重緩急，並且能夠從根本解決問題。要成為有條理的經理人，則得建立5項習慣：掌握時間（Know Thy Time）、了解自己的角色（What Can I Contribute）、發揮長處（Making Strength Productive）、重要的事情先做（First Things First），以及有效決策（Effective Decisions）。

時間日誌（Time Log）

瑞典學者卡爾森（Sune Carlsson）在一項研究中，用碼錶記錄12位CEO工作時間的運用狀況，例如談話、開會、拜訪、接聽電話等。結果發現，其中沒有任何一位，可以連續工作20分鐘不受干擾。要能效率工作，首先就要進行「診斷」，也就是填寫時間日誌，精確、詳盡地記下自己每天的工作時間安排。接下來要去檢視時間日誌，用下列問題進行分析：要花多少時間，才能開始當天最重要的工作？完成這項工作前，中途被打斷多少次？最常打斷工作的原因？中斷的時間有多久？要花多少時間才能重新進入狀況？一天下來，有多少工作因為被打斷無法完成？原本可預防的緊急情況，花了自己多少時間等。分析時間日誌，可以清楚了解自己運用時間的模式，以及浪費時間的病因，然後就能對症下藥，依照各項工作的種類與重要性，重新規畫時間運用，還可以利用各種獎勵鼓勵自己，讓新建立的工作習慣持之以恆，幫自己抓住漏網的時間。

在一項計程車載客狀況的調查中，有一個特殊的個案。該名計程車司機在接受訪問時提到，原本每天工作時數約12小時，月收入3萬餘，現在每天只工作8小時，收入卻提高到6、7萬元，就是因為調整了時間安排。早上7點出門後，他會先到公車班次較少的站牌，搭載久候公車不耐的顧客；8點半到9點，到五星級飯店搭載準備出門開會的商務人士；10點到機場，載中南部北上出差的旅客；12點左右到商業大樓，載外出用餐的中高階主管；下午1點半到證券公司，載看完行情的投資人；2點半到餐廳，載用完餐的客人；3點半到百貨公司，載準備回家接小孩放學的家庭主婦；4點半交通開始堵塞，就準備收工回家，並且順路載回程旅客。詳細記錄時間、重新調整習慣，就可以聰明工作。

目錄列表

大師輕鬆讀第188期

關鍵字
5分鐘摘要
效率高手「6不」訣

腳步不慌亂

1. 了解混亂成因
2. 確認人生目標
3. 訂定明確、具體的目標
4. 挑戰極限！
5. 保持彈性
6. 把心力放在工作表現上

工作不複雜

1. 拒絕瑣事
2. 一次做好一件事
3. 集中心力
4. 致力於實質表現
5. 專注在今天
6. 善用拒絕的力量

任務不模糊

個人專案

1. 重新定義
2. 簡述進行方式
3. 跟老闆確認方向
4. 詳細規畫
5. 執行
6. 檢討

團隊專案

1. 重新定義
2. 簡述執行方法
3. 報告規畫進程
4. 與成員會面
5. 設定里程碑
6. 執行備忘錄
7. 各司其職
8. 等其他人完成工作
9. 專案檢討

時間不拖延

1. 時間日誌
2. 待辦事項表
3. 可以記錄約會的桌曆或記事本
4. 工作完成期限

文件不堆積

1. 確實清理桌面
2. 將文件歸檔
3. 按字母順序存放
4. 處理接踵而來的文件
5. 整理堆待讀文件
6. 定期清理檔案

浪費時間的事情不要碰

1. 會議
2. 不必要的報告
3. 人
4. 拖延
5. 完美主義
6. 等別人赴約
7. 花長時間準備報告
8. 等其他人完成工作

在地觀點──習慣和態度決定效率/汪迎仙
大師知識看板──高第美學穿越千年的3G建築/經濟日報
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