大師輕鬆讀 第456期

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【5分鐘摘要】做少一點成就更多
當你手邊有一堆工作要做，確實很難感受到生產力。但我們已經不能比現在花更多時間和力氣工作——我們必須採取不同的工作方式，做少一點成就更多。重點是如果你不能全部做到，你就必須把時間和精力花在能產生最重要成果的事情上。

【專家解讀】善用隨身的效率小幫手
據市場研究公司尼爾森（Nelson）的智慧型手機使用行為分析顯示，每位Android手機用戶平均每天花56分鐘使用手機，有2/3時間是在使用APP，對於個人時間管理已經有極大的影響。——廖慶榮／國立台灣科技大學副校長暨工業管理系講座教授

做更少成就更多6步驟

【步驟1 決定工作內容】
要變得更有產能，第一個步驟就是決定自己究竟應該做哪些事，並且下定決心盡可能只做那些事。你應該把自己原本包括117個項目的待辦事項清單，變成最後只剩下3項、5項或10項工作。關鍵思惟就是刪除那些浪費時間的事，只做真正重要的工作。

0 建立一份「不做清單」──條列你絕對不做的事情。
1 建立一份「總表」──寫下未來計畫完成的所有專案和任務。
2 每天彙整一份內容有限的「高衝擊任務清單」──載明你決定當天要處理的「高衝擊任務」。

【步驟2 排定工作時程】
當你分辨出最有價值的少數關鍵任務後，接著就必須為每一件工作排定適當的時段和時間加以完成。以最高產能為原則安排自己的時間，並且學會在適當時機說「不」，才能有效運用自己的時間。

1 遵守時程安排的基本原則──減少自己的工作負擔，以便產出更多成果。
2 不要對其他人做出空洞的承諾──換句話說，就是要學會更常說「不」且堅定不移。
3 盡力補救目前那些有產能但是卻浪費在開會的時段──運用實際可行的方式把更多的時間花在工作上。
4 記住只要是涉及你的時間控制，就算是短暫片刻也很重要──你一定要找到方法，提醒自己只要一有空檔就要有效運用。

【步驟3 集中注意力】
一旦你正確分辨出自己該做的事，也安排好時間加以完成，接著你就必須像剃刀般精準地完成這些工作。不論發生任何狀況，你都必須避免干擾，將每一件工作貫徹完成。

● 內部干擾
1 多工──你得同時接聽電話、回覆電子郵件並執行手上的專案。
2 拖延──疏漏事情，而非認真處理。
3 完美主義──一直等待萬事具備，遲遲無法著手開始任何工作。
4 負面的心聲──你說服自己相信某件事實在太困難，因此根本沒有必要嘗試。
5 電子設備的干擾──你用它來消磨時間娛樂自己的情況遠超過幫助產能。

● 協助專注的工具
1 想到什麼就記下來──手邊總是要準備一本筆記本，一有想法就記下來。
2 建立備忘錄──記載那些你不想忘掉，但也不需要立即處理的項目。
3 如果你工作的環境吵雜，就用聲音來對抗──加進一些可以抵消其他噪音的背景聲音。
4 運用後設認知知識──或換句話說，就是理解自己的思惟模式，協助自己保持適當的專注。
5 和能夠幫助你專注的朋友往來──如果你知道自己的部分時間已經得到妥善看管，你就不會為了跟上其他人而失去自己的工作時間。

【步驟4 處理新資訊】
為了在特定期間完成非常重要的工作，你必須有效取得完成該工作必要的資訊。把大量湧入的資訊組織到一套系統中，一有需要就能在正確的地方取得。

● 基本原則
1 強力黏膠原則──不要放下它，直到你決定如何處理它為止。
2 確定性原則──總是立刻決定如何處理某件事物。
3 有始就有終原則──別只是做出決定，還得要完成它。
4 3分鐘原則──如果處理某件資訊只需耗費3分鐘不到的時間，就當場立刻處理。
5 清空收件匣原則──絕對不要用電子郵件的收件匣做為待辦事項清單或是歸檔系統。
6 紀律原則──每天花幾分鐘整理新的資訊。

● 資訊處理6法
1 看過就丟──你可以閱讀或聆聽該訊息，然後把它丟棄。這應該是系統的預設狀態。必要的時候才留下它。
2 委託處理──你可以把該訊息交給其他人去追蹤，或是交給團隊裡的某個成員負責處理。藉此把它從自己的系統移到別人的系統。
3 立即執行──你可以親自採取行動，並且當場處理。
4 標誌日期──你可以標示未來必將採取某些行動，然後指定一個處理該訊息的日期。
5 收進抽屜──你可以把該訊息存放在某個抽屜，以便未來需要時取用。
6 根絕來源──你可以採取某些行動，確保未來該訊息不再出現在你的收件匣。你可能需要選擇退出某個郵寄服務或採取其他任何動作，就是要阻止它再次出現。

【步驟5 完善整個迴路】
當你學會讓自己的時間管理系統順暢運作之後，你還必須不時修補自己的工作排程，直到運作達最高產能為止。提高警覺並把一切統合在一套單一、可管理的省時系統。

● 提升產能的挑戰
1 人──和你一起工作的人，很可能就是最後造成工作迴路崩潰的因素。想和他人合作無間，要用心溝通清楚。養成習慣直接切入重點，避免說話含糊。
2 吹毛求疵的經理人──他可能是造成產能枯竭的重大元凶。禮貌但直接地面對吹毛求疵的經理人。讓他注意到你沒有辦法在這種情況下，達成最佳工作成果，並要求他們給你一些喘息空間。
3 瓶頸和無效率的工作排程──即便是卓越的組織也會出現這種狀況。清除那些讓自己表現不佳的最大因素。

【步驟6 管理個人能力】
持續留意所有直接影響產能的生理和心理因素。照顧好自己的身心狀態，你才能每天從早到晚擁有維持產能的活力。不斷學習更好的新方法，讓你做更少，卻成就更多。

1 減少能量消耗──尋找聰明方法讓你可以用較少的時間工作，用更多的時間替自己充電。
2 取得一些睡眠──科學家已經證明「早睡早起」確實有效。嘗試在行事曆上騰出1小時，讓自己可以充足地小睡片刻。
3 注意飲食──對於你能擁有多少活力達成具產能的任務，你所吃的東西會產生重大的影響。
4 多運動──想擁有更多可運用的活力以提高產能，就要找到方法在自己的生活中加入更多運動。
5 擁有積極人生觀──慎重決定採取更積極的人生觀看待自己的人生和職業生涯。有絕佳的心理狀態，就會大幅提升你的產出。

【延伸閱讀】找出時間「創造幸福」與「實現自我」
彼得．杜拉克曾說：「時間是最稀有的資源，除非有效管理時間，否則無法管理其他資源。」無法管理時間，就無法管理生命。對於時間，絕大多數人採取被動管理，束手接受時間制約，「沒有時間」隨口就成了所有問題的最終解答。

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